外贸单证是指在国际贸易中所使用的各种单据、文件与证书的统称，是买卖双方凭借这些单据、文件与证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等业务的重要依据。ElandSEO已经发表了一些关于常用外贸单证的制作说明的文章，并附上了精心排版的单证模板，共外贸新老朋友们下载。本文是这些单证文章的汇总大全。请点击相应的按钮阅读相关文章。
形式发票
Proforma Invoice
形式发票（Proforma Invoice，缩写为P/I或PI），是在没有正式合同之前，经双方签字或盖章后产生的具有法律效力的文件，其性质类似于合同。它主要用于国际贸易中，特别是在小额贸易或私人之间的网上交易中，以及作为赠送礼品、样品的凭证。形式发票包含产品描述、单价、数量、总金额、付款方式、包装、交货期等关键信息，供买卖双方确认交易细节。
“Pro forma”在拉丁语中是“为了形式”的意思，这暗示该文件是临时的或某个流程中的一个步骤。尽管形式发票并非正式发票，不能用于托收和议付，但它在交易初期扮演着重要角色，为买卖双方在没有正式合同前提供了交易确认的便利，提供了交易的基础框架。此外，形式发票还可以用于买方申请进口许可证、外汇许可和开立信用证等手续。
商业发票
Commercial Invoice
外贸商业发票的缮制是外贸业务中的重要环节，它记录了交易的详细信息，是买卖双方结算货款、报关、清关以及办理退税等手续的重要依据。制作商业发票，应遵循国际贸易规范，明确列出商品详情、价格、买卖双方信息及交易条款。
在进口国，商业发票是进口报关、海关统计和征收关税的必备文件，其详细信息有助于海关准确评估货物价值。在L/C（信用证）付款条件下，商业发票的缮制尤为关键。发票内容必须与信用证条款一致，包括发票号码、合同号码、日期、货物描述、价格等，以确保顺利交单和收款。
报价单
Price List
报价单（Price List/Quotation）是卖家向买家提供的商品或服务的价格清单。它详细列出了商品的名称、型号、规格、价格等关键信息，并起到确认交易双方权益的作用。
在外贸报价过程中，要做好报价前后的管理。首先，报价前需根据价格术语精准核算成本，包括产品、运输、税费等，确保报价具有竞争力且不亏本。其次，根据市场变化、客户需求及竞争对手情况灵活调整报价策略。每次报价都是有时间期限的，如果在价格有效期内客户没有下单，过了期之后，客户再想下单时，要及时根据市场及汇率变化调整报价。同时，报价单要清晰明了，详细列出产品规格、包装方式、规格以及数量、价格有效期等，避免误解。此外，加强与客户沟通，快速响应其询价，提供专业解答，提升客户信任度。
外贸合同
Sales Contract
外贸合同是国际贸易中买卖双方就商品交易条件达成一致而签订的书面协议。它详细规定了商品的品质、数量、价格、包装、运输、保险、支付、检验、索赔、仲裁等条款，是双方履行义务、享受权利的重要法律文件。外贸合同确保了交易的合法性和安全性，为买卖双方提供了明确的指导和保障。在签订外贸合同时，双方应严格遵循国际贸易规则和惯例，确保合同内容完整、准确、合法，以避免可能出现的纠纷和风险。
鉴于外贸合同的复杂性，本文详细概括了合同的格式和各个条款的要求、注意事项和示例条款举例，并在文末准备了一个外贸合同模板供有需要的朋友下载。请点击了解。
保密协议
Non-Disclosure Agreement（NDA）
保密协议（Non-Disclosure Agreement, NDA）是一份用以保护双方在合作过程中交换的敏感信息和商业秘密的法律文件。它详细规定了保密信息的定义、使用范围、保密期限和违约责任。NDA确保技术资料、商业策略和其他关键信息仅用于合作目的，不得泄露给第三方。通过签订NDA，跨国商业合作的双方建立了信任基础，降低了信息滥用和泄露的风险，对于维护企业的竞争优势和法律权益至关重要。
点击按钮，了解如何起草外贸英文保密协议NDA。Charlie在文中列举了NDA协议的各条款注意要点和示例，并在文末附上了中英文保密协议模板，供有需要的朋友下载参考。
托书
Booking Note
托书，全称为托运委托书或订舱委托书，英文名Booking Note，通常由发货人或货物托运人出具，用于向承运人或其代理人（货代）提出货物运输的请求和指示。托书中包含了关于货物的详细信息，如品名、数量、重量、体积、包装、起运港、目的港、运输方式、运费支付方式等。托书还可能包含发货人、收货人、通知人的联系方式和特殊要求等内容。
托书是承运人安排货物运输和配载的重要依据，也是发货人与承运人之间建立运输合同关系的凭证。因此，填写托书时需要仔细核对各项信息，确保其准确无误，以避免后续操作中的麻烦和额外费用。
装箱单
Packing List
装箱单（Packing List），作为发票的补充单据，详细记录了货物的包装细节，包括货物的数量、规格、重量、包装方式、运输条款等内容。这份清单在货物出口时由出口商或物流公司提供，与发票、提单等文件一同提交给进口商，作为货物检验和核对的重要依据。Packing List的主要目的是帮助进口商在货物到达目的港时，能够准确地核对货物的完整性和准确性，减少货物丢失、损坏等风险。
报关单
出口报关单是指出口企业于产品出口时，按照出口许可证和出口发票的内容向海关填报的单据。经海关查验确认后，出口报关单具有一定的法律效力。它不仅是出口产品报关离境的重要证据，也是申请办理出口产品退税的重要凭证。同时，它还是海关监管、征税、统计以及开展稽查和调查的重要依据。
出口报关单通常包括出口货物名称、件数、重量、单位、总价、出口口岸、运输工具名称、经营单位、收货单位、合同协议、贸易性质、消费国等项目。出口企业需按照海关规定的格式，如实、准确、完整地填报报关单，并确保报关单与随附的合同、发票、箱单等文件相符。
报关委托书
报关委托书是用于确进出口货物的货主（委托方）与报关企业（被委托方）之间的委托关系的一份正式法律文件。它详细规定了委托的具体内容，如填单申报、代缴税款、配合检验检疫等，并明确了双方的权利与义务。通过签署报关委托书，委托方授权被委托方代表其办理货物的进出口报关手续，确保货物顺利通关。
装船通知
Shipping Advice
装船通知 Shipping Advice，是根据合同条款、信用证以及相关的国际贸易术语的权利义务，出口商在货物安全装载上船后，向进口商发出的详细阐述货物装运状况的书面通知文件，是卖方提供给买方办理货物保险或准备接货的重要凭证。填写装船通知时，需要确保信息的准确性和完整性。此通知的正确与及时发送，对进口商而言至关重要，因为它关系到进口商是否能够及时投保、筹措资金和做好接货准备；而对于出口商来说，装船通知则意味着能否在货物安全装船后，及时有效地将风险转移给进口商，并确保货款的安全回收。尤其是在信用证支付条件下的外贸交易中，出口商必须及时发送装船通知，并严格遵循信用证规定要求缮制装船通知和其他相关文件。
授权信
Letter of Authorization（LOA）
在外贸流程中，Letter of Authorization (LOA)，即授权信，是常常需要的一种文件，用于明确一方（出口商/制造商）赋予另一方（进口商/经销商）特定权利或权限，以代表授权人执行某些行为或决策。
在撰写授权信时，需注意以下几点：明确授权的具体内容和范围，避免模糊表述；确保授权信的正式性和准确性，使用专业术语和清晰的语言；明确授权的有效期限和终止条件；保护授权人的利益，避免泄露敏感信息；最后，授权信应由授权人亲自签字盖章，以确保其法律效力。
非常感谢您的分享，packing list的文件无法打开，不知能否重新检查一下。今后还请多指教
你好，感谢反馈，我检查了PI和PL的下载和打开，似乎都没什么问题，请再试一下；如果还是有问题，可以加我QQ，我直接发你。