如何制作外贸形式发票:Proforma Invoice模板下载

形式发票(Proforma Invoice,缩写为P/I或PI),是在没有正式合同之前,经双方签字或盖章后产生的具有法律效力的文件,其性质类似于合同。它主要用于国际贸易中,特别是在小额贸易或私人之间的网上交易中,以及作为赠送礼品、样品的凭证。形式发票包含产品描述、单价、数量、总金额、付款方式、包装、交货期等关键信息,供买卖双方确认交易细节。

“Pro forma”在拉丁语中是“为了形式”的意思,这暗示该文件是临时的或某个流程中的一个步骤。尽管形式发票并非正式发票,不能用于托收和议付,但它在交易初期扮演着重要角色,为买卖双方在没有正式合同前提供了交易确认的便利,提供了交易的基础框架。此外,形式发票还可以用于买方申请进口许可证、外汇许可和开立信用证等手续。

形式发票的作用

  1. 交易初步确认:形式发票是买卖双方初步确认交易条款的书面文件。它详细列出了商品信息、价格、数量、付款方式、交货条件等关键要素,为双方后续签订正式合同奠定了基础。
  2. 海关清关与申请许可:在某些国家或地区,进口货物需要事先向海关提交相关文件以获得进口许可或进行清关。形式发票可以作为向海关或相关部门申请进口许可的必备材料之一,有助于加快清关流程。
  3. 融资与信用证申请:对于需要融资支持的交易,形式发票可以作为银行或其他金融机构评估交易风险、决定是否提供融资的依据。同时,它也是买方申请开立信用证时的重要参考文件。
  4. 预算与成本核算:形式发票上的价格信息有助于买卖双方进行预算和成本核算,为后续的生产、采购和财务规划提供参考。对于买方而言,它可以帮助评估进口成本;对于卖方而言,则有助于制定生产计划和成本控制策略。
  5. 法律证据:虽然形式发票不是正式合同,但它具有法律上的证据效力。在发生交易纠纷时,形式发票可以作为双方交易意图和初步约定的证明,为争议解决提供重要依据。

形式发票的内容项

作为国际贸易中初步确认交易条款的重要文件,其内容项详尽而关键,以下是通常需要列明的内容项:

1. 发票基本信息:

  • 发票类型:明确标注为“Proforma Invoice”。
  • 发票编号与日期:赋予唯一的发票编号并注明开具日期,以便于追踪和记录。

2. 交易双方信息:

  • 卖方信息:包括卖方(出口商)的全称、详细地址、联系电话、电子邮箱等,以及签字或盖章以确认身份。
  • 买方信息:同样列出买方(进口商)的全称、地址、联系方式等详细信息,确保双方信息准确无误。

3. 货物描述:

  • 商品名称与规格:清晰描述商品的名称、型号、规格等详细信息,确保双方对商品有共同的认识。
  • 数量与单位:明确标注商品的数量及计量单位,如件、箱、吨等。
  • 单价与总价:列出商品的单价及总价(含税费情况需明确),为双方核算提供依据。

4. 贸易条款:

  • 付款方式:详细说明付款的方式、时间、金额及银行信息等,如T/T、L/C等。
  • 交货条件:包括交货时间、地点、运输方式及保险责任等,确保双方对交货事宜有明确的安排。
  • 其他条款:
    包装与标记:说明商品的包装方式、包装材料、唛头标记等要求,以保证商品在运输过程中的安全。
    质量标准与检验:若商品有特定的质量标准或需检验,应在发票中注明。
  • 争议解决:双方约定的争议解决方式,如仲裁或诉讼等。

5. 签署:

形式发票由出口商授权人员的亲笔签名或电子签名,以及出口商的公司印章,以确认发票内容的真实性和有效性。并留出空间供买家签名盖章以确认形式发票的各项条款,经双方签字或盖章后的形式发票具有一定的法律效力,可作为合同的一部分。

6. 备注与附加信息:

根据交易需要,可添加其他备注信息或附加条款,如特别说明、优惠条件等。

形式发票和商业发票的区别

1. 性质与用途:

  • 形式发票(Proforma Invoice):是一种非正式发票,主要用于货物成交前的交易准备阶段。它通常用于申请进口许可证、外汇批准等前期手续,并在没有正式合同之前,经双方签字或盖章后具有一定的法律效力,可作为合同的一部分。
  • 商业发票(Commercial Invoice):是出口方开具的发货价目清单,是买卖双方记账和结算货款的主要依据。它详细列出了商品的名称、规格、数量、价格等交易信息,是进口国确定征收进口关税的重要依据,也是买卖双方索赔、理赔的依据。

2. 内容详细度:

  • 形式发票的内容相对简洁,主要提供产品描述、单价、数量、总金额、付款方式、包装、交货期等关键信息,但通常不包含详细的税金或折扣信息。
  • 商业发票则更为详细,除了包含形式发票的基本信息外,还会列出商品或服务的详细描述、单价、总价、税金、折扣等详细信息,以确保交易的准确性和完整性。

3. 法律效力与用途范围:

  • 形式发票虽然具有一定的法律效力,但其用途主要局限于交易前的准备阶段,不能用于托收和议付,也不具备税务发票的功能。
  • 商业发票则是商业交易的正式记录,具有完全的法律效力,用于买卖双方交接货物、结算货款以及作为进口国征收关税的依据等。

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请注意,以上模板仅供参考,具体内容和格式可能因不同国家或地区的贸易惯例、法律要求以及买卖双方的具体约定而有所不同。在制作形式发票时,请务必根据实际情况进行调整和完善。

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