当外贸订单货物即将生产完成，需要通过空运或海运发货时，我们需要向货代订舱，这时就需要向货代发托书，用以提供订舱所需的关键信息。
托书，全称为托运委托书或订舱委托书，英文名Booking Note，通常由发货人或货物托运人出具，用于向承运人或其代理人（货代）提出货物运输的请求和指示。托书中包含了关于货物的详细信息，如品名、数量、重量、体积、包装、起运港、目的港、运输方式、运费支付方式等。托书还可能包含发货人、收货人、通知人的联系方式和特殊要求等内容。
托书是承运人安排货物运输和配载的重要依据，也是发货人与承运人之间建立运输合同关系的凭证。因此，填写托书时需要仔细核对各项信息，确保其准确无误，以避免后续操作中的麻烦和额外费用。
托书填写要求
虽然托书没有固定的格式要求，在填写时，一些关键信息不可缺少，主要包括以下这些：
1. 基本信息：
（1）托运人（Shipper）：包括托运人（发货人）的公司名称、地址、联系电话、联系人等。
（2）收货人（Consignee）：包括收货人的公司名称、地址、联系电话、联系人等。在某些情况下，收货人的公司税号也可能需要填写。
（3）通知人（Notify Party）：通知人（可能是收货人、收货人的代理或指定人）的信息，包括公司名称、地址、联系电话等。
2. 货物信息：
（1）货物描述：产品的中英文名称、HS编码（海关编码）。
（2）包装唛头：货物的包装标记和号码，无唛头的填“N/M”。
（3）数量、重量、体积：货物的具体数量、毛重、体积。
（4）集装箱信息：如适用，提供集装箱的数量和类型（如20尺柜、40尺柜或拼箱），如果需要特殊类型的集装箱，如开顶箱、框架箱等，也需明确说明。
3. 运输信息：
（1）起运港/装货港（Port of Loading）：货物的起始装运港口。
（2）卸货港（Port of Discharge）：货物的最终卸货港口。
（3）最终目的地（Final Destination）：即货物最终到达的地方。
（4）预配船名/航次：如已知，提供预计装载货物的船名和航次。
（5）船期：货物大概可以准备好的时间，或想要订购的船期范围。可以写在订舱要求里。
4. 费用与支付：
（1）运费支付方式：预付（Prepaid）或到付（Collect），需明确标注。
（2）附加费：如适用，如港口拥挤费、危险品处理费等，也需在此处列出。
5. 特殊要求：
（1）是否转船、分批：如有限制或要求，需明确标注。
（2）提单要求：电放或正本提单。
（3）其他要求：如目的港需要申请免箱期、危险品说明等。如果货物是危险品或特殊货物，还需提供相关的危险品声明或特殊货物说明。
6. 签名与盖章：
托运人或其代理人需在订舱单上签名并盖章，以确认信息的准确性和完整性。
托书填写注意事项
1. 准确性：订舱单上的信息必须准确无误，以避免后续操作中的麻烦和额外费用。
2. 完整性：所有必要的信息都必须填写完整，不要留白或遗漏。
3. 及时性：订舱单应尽早提交给承运人或其代理人，以确保货物的及时运输。
4. 沟通：如有任何疑问或特殊要求，应及时与承运人或其代理人沟通并确认。
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