形式发票（Proforma Invoice，缩写为P/I或PI），是在没有正式合同之前，经双方签字或盖章后产生的具有法律效力的文件，其性质类似于合同。它主要用于国际贸易中，特别是在小额贸易或私人之间的网上交易中，以及作为赠送礼品、样品的凭证。形式发票包含产品描述、单价、数量、总金额、付款方式、包装、交货期等关键信息，供买卖双方确认交易细节。
“Pro forma”在拉丁语中是“为了形式”的意思，这暗示该文件是临时的或某个流程中的一个步骤。尽管形式发票并非正式发票，不能用于托收和议付，但它在交易初期扮演着重要角色，为买卖双方在没有正式合同前提供了交易确认的便利，提供了交易的基础框架。此外，形式发票还可以用于买方申请进口许可证、外汇许可和开立信用证等手续。
形式发票的作用
- 交易初步确认：形式发票是买卖双方初步确认交易条款的书面文件。它详细列出了商品信息、价格、数量、付款方式、交货条件等关键要素，为双方后续签订正式合同奠定了基础。
- 海关清关与申请许可：在某些国家或地区，进口货物需要事先向海关提交相关文件以获得进口许可或进行清关。形式发票可以作为向海关或相关部门申请进口许可的必备材料之一，有助于加快清关流程。
- 融资与信用证申请：对于需要融资支持的交易，形式发票可以作为银行或其他金融机构评估交易风险、决定是否提供融资的依据。同时，它也是买方申请开立信用证时的重要参考文件。
- 预算与成本核算：形式发票上的价格信息有助于买卖双方进行预算和成本核算，为后续的生产、采购和财务规划提供参考。对于买方而言，它可以帮助评估进口成本；对于卖方而言，则有助于制定生产计划和成本控制策略。
- 法律证据：虽然形式发票不是正式合同，但它具有法律上的证据效力。在发生交易纠纷时，形式发票可以作为双方交易意图和初步约定的证明，为争议解决提供重要依据。
形式发票的内容项
作为国际贸易中初步确认交易条款的重要文件，其内容项详尽而关键，以下是通常需要列明的内容项：
1. 发票基本信息：
- 发票类型：明确标注为“Proforma Invoice”。
- 发票编号与日期：赋予唯一的发票编号并注明开具日期，以便于追踪和记录。
2. 交易双方信息：
- 卖方信息：包括卖方（出口商）的全称、详细地址、联系电话、电子邮箱等，以及签字或盖章以确认身份。
- 买方信息：同样列出买方（进口商）的全称、地址、联系方式等详细信息，确保双方信息准确无误。
3. 货物描述：
- 商品名称与规格：清晰描述商品的名称、型号、规格等详细信息，确保双方对商品有共同的认识。
- 数量与单位：明确标注商品的数量及计量单位，如件、箱、吨等。
- 单价与总价：列出商品的单价及总价（含税费情况需明确），为双方核算提供依据。
4. 贸易条款：
- 付款方式：详细说明付款的方式、时间、金额及银行信息等，如T/T、L/C等。
- 交货条件：包括交货时间、地点、运输方式及保险责任等，确保双方对交货事宜有明确的安排。
- 其他条款：
包装与标记：说明商品的包装方式、包装材料、唛头标记等要求，以保证商品在运输过程中的安全。
质量标准与检验：若商品有特定的质量标准或需检验，应在发票中注明。 - 争议解决：双方约定的争议解决方式，如仲裁或诉讼等。
5. 签署：
形式发票由出口商授权人员的亲笔签名或电子签名，以及出口商的公司印章，以确认发票内容的真实性和有效性。并留出空间供买家签名盖章以确认形式发票的各项条款，经双方签字或盖章后的形式发票具有一定的法律效力，可作为合同的一部分。
6. 备注与附加信息：
根据交易需要，可添加其他备注信息或附加条款，如特别说明、优惠条件等。
形式发票和商业发票的区别
1. 性质与用途：
- 形式发票（Proforma Invoice）：是一种非正式发票，主要用于货物成交前的交易准备阶段。它通常用于申请进口许可证、外汇批准等前期手续，并在没有正式合同之前，经双方签字或盖章后具有一定的法律效力，可作为合同的一部分。
- 商业发票（Commercial Invoice）：是出口方开具的发货价目清单，是买卖双方记账和结算货款的主要依据。它详细列出了商品的名称、规格、数量、价格等交易信息，是进口国确定征收进口关税的重要依据，也是买卖双方索赔、理赔的依据。
2. 内容详细度：
- 形式发票的内容相对简洁，主要提供产品描述、单价、数量、总金额、付款方式、包装、交货期等关键信息，但通常不包含详细的税金或折扣信息。
- 商业发票则更为详细，除了包含形式发票的基本信息外，还会列出商品或服务的详细描述、单价、总价、税金、折扣等详细信息，以确保交易的准确性和完整性。
3. 法律效力与用途范围：
- 形式发票虽然具有一定的法律效力，但其用途主要局限于交易前的准备阶段，不能用于托收和议付，也不具备税务发票的功能。
- 商业发票则是商业交易的正式记录，具有完全的法律效力，用于买卖双方交接货物、结算货款以及作为进口国征收关税的依据等。
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请注意，以上模板仅供参考，具体内容和格式可能因不同国家或地区的贸易惯例、法律要求以及买卖双方的具体约定而有所不同。在制作形式发票时，请务必根据实际情况进行调整和完善。