参展是外贸企业开拓市场、建立客户关系的重要途径，无论是参加在国内举办的国际性行业展会，还是出国参加全球性、地区性的行业展会，展会一直是最直接、面对面和客户尽快建立联系的渠道。但是展会不是只是随便去的，要想展会效果好，参展前中后要做很多的工作，尤其是对于新人而言，要尽快掌握参展全流程以及与目标客户建立合作关系的细节技巧，才能在短短几天的展会过程中有更大的斩获。下面Charlie根据自己和同事的实战经验，梳理参展的关键步骤流程与注意事项，助你快速进入参展状态，高效达成业绩目标。
一、参展目标与价值
1. 在参展前问几个问题：
- 公司参加展会的意义何在？
- 对我个人而言，参与展会又能带来什么？
- 进一步思考，公司为何会选派我去参加展会？
- 而当我踏上参展之旅，我的主要目标应如何明确，期望从中收获什么？
2. 这些问题总结来说：
在公司层面，是要：
- 推广品牌，提升行业知名度。
- 直接接触潜在客户，开拓新市场。
- 了解行业趋势与竞争对手动态。
从个人层面，你的目标是：
- 提升谈判与沟通能力，积累外贸客户资源。
- 快速熟悉产品与市场，增强业务敏感度。
3. 关键点：
- 在参展前要明确目标：是推广品牌、获取订单、与客户建立联系，还是调研市场？不同的目标有不同的执行策略。参展前明确目标，可以让参展人员统一思想，提高执行效率。
- 目标要有可执行性，为此制定量化指标：如收集100张有效名片、达成5个意向客户等。
二、参展全流程拆解
1. 展前筹备阶段（核心步骤）
1）确认参展：
研究展会定位（如专业展/综合展），选择匹配目标客户的展会。提前6个月预订展位，签订合同并支付费用。以便外贸销售人员和海外市场营销人员，根据预期调整自己的业务和营销计划。
2）人员与物资准备：
- 组建团队：明确分工（销售接待、市场支持、技术答疑）。
- 展位设计：简洁醒目，突出品牌LOGO与核心产品。
3）必备物资：
- 宣传资料（产品目录、产品彩页、轮播视频、公司介绍PPT等）。
- 样品（配合标签、托架、灯光等展示道具，展现产品的优势，易携带的在参展时托运，不易携带的提前安排展会物流公司运到展会目的地）。
- 后勤工具（名片盒、记录本、笔订书机、糖果茶点等）。
4）客户邀约：
- 提前至少1个月邮件/社媒邀约重点客户，注明展位号与洽谈时间。
- 制作电子邀请函，附展会亮点与公司优势，通过邮件营销方式发送到潜在目标客户手中。在同时在网站、社媒账号等平台公开展会信息，吸引潜在客户在展会拜访摊位。
2. 展会中执行阶段（实战技巧）
1）展位接待标准化流程：
第一步：主动破冰
- 客户路过时，主动上前打招呼，微笑问候：“Welcome to our booth! May I know which products interest you?”
- 观察客户胸牌，快速判断其身份（采购经理/贸易商/终端用户），采用针对性的销售话术，吸引客户的兴趣。
第二步：高效沟通
- 递名片时双手奉上，一两句话介绍公司及引起客户兴趣的我们有优势的产品。（如“We specialize in XXX with 10 years’ experience. ”“This is our newly developed product. Would you like to see it?”）。
- 引导客户入座，提供茶点，然后通过开放式问题挖掘需求（例如：“What is your focus point? quality, price, delivery time or other factors?”）。
第三步：产品展示
- 结合客户需求，针对性讲解产品卖点（如专利技术、成本优势）。
- 现场演示样品功能，邀请客户体验（如操作、使用、触感、气味等等）。
第四步：信息留存
- 记录客户关键信息（企业信息、职位、需求、采购周期、现有供应商）。
- 添加WhatsApp/微信等，合影留念并承诺当日发送资料。尤其是在交谈完走之前，合影一下，最好有公司名称出镜，再通过WhatsApp等工具将你和客户的合影发给客户，这样方便他在展会后还能清楚地记得你，有了信赖感对于后续的沟通就很有利。
2）报价与谈判技巧：
a. 避免现场直接报价
现场客户没有充分了解产品优势，如果直接报价会容易陷入价格战：可回复“We’ll provide a formal quotation after analyzing your requirements.”然后在之后的邮件和在线沟通中，经过商谈，清楚客户的需求之后（如数量、规格、付款方式），再针对性地进行报价。
b. 应对砍价：
将焦点转移到综合价值，弱化单价敏感度，对比行业均价，突出自身优势，让客户感知“实惠”：“Our price includes 3-year warranty, free technical training, and 24/7 support. Let me explain how this benefits your operations…”“The market average for this product is $8,000. Our price is $7,200, but with higher safety certification.”
分阶段让步，逐步释放优惠，让客户感到“争取到了利益”：“If price is your main concern, would you consider a bulk order or longer payment terms?”
3. 展后跟进阶段（成败关键）
客户分类与跟进策略：
A类（高意向客户）：
当日发送“Meeting Memo”，附洽谈摘要与产品资料。
一周内提供样品或邀请参观工厂。
B类（潜在客户）：
定期推送行业资讯与新品信息，保持互动。
节日发送祝福邮件，强化品牌印象。
C类（信息不全客户）：
通过LinkedIn或官网补充背景，定向推荐匹配产品。
跟进邮件模板示例：
Subject: Follow-up from [展会名称] – [Your Company Name]
Dear [客户姓名],
It was a pleasure meeting you at [展会名称]!
As discussed, I’m attaching our catalog and product specifications for [产品名称]. We’re confident our solutions can meet your needs in [客户需求领域].
Would you like to schedule a call next week to discuss details? Looking forward to your feedback!
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
三、避坑细节
1. 展位禁忌：
- 禁止玩手机、吃东西或消极待客。
- 避免“挑客户”，对所有人一视同仁（包括同行或非目标市场客户）。
2. 礼仪细节：
- 握手力度适中，递名片时注视对方眼睛。
- 对穆斯林客户避免递酒类礼品，尊重文化差异。
3. 客户管理：
- 每日展会结束后整理客户信息，避免混淆或遗漏。
- 使用Excel表格分类记录（客户类型、需求、跟进计划）。
四、加分技巧：超越客户预期
1. 增值服务：
- 在国内参展时，可为国外客户提供本地化支持（如接送、餐厅推荐、WIFI租赁）。
- 赠送贴心小礼品（定制U盘、行业报告、当地特产）。
2. 专业形象：
- 统一团队着装（商务正装+公司徽章）。
- 准备多语言资料（英语为主，小语种备简版）。
五、展会总结复盘
展会的结束并非终点，而是下一阶段业务增长的起点。高效的总结复盘能帮助团队沉淀经验、规避错误，并为后续客户跟进提供清晰方向。
尽量在展会结束24小时内，完成客户信息归档，以及有效客户数量、现场签单金额、样品请求次数、客户问题集中点的关键数据的整理。
展会结束后3天内，进行团队内部复盘会议。每人分享展会收获（客户案例、竞品观察），剖析展会中碰到的问题（如哪些环节效率低下、客户常见拒绝理由是什么？），从而提炼经验，制定具体改进行动计划，以便在下一次展会中做得更好。
复盘不是“找茬”，而是“用数据说话，用行动改进”。从一次展会到持续增长，唯有将经验转化为标准化流程，才能让每一次参展成为业绩跃升的基石。
总而言之，参展的核心逻辑在于前期策划、现场执行和后期跟进的紧密配合与协同作用。参展要实现订单转化，前期策划得明确目标、调研市场、筹备展品与宣传资料，为展会筑牢根基；现场执行需精心布置展位、让员工专业接待客户、组织好互动活动，全力展现企业与产品优势，吸引潜在客户；后期跟进得整理客户信息、及时回访沟通，促进订单成交。三者相辅相成，最终实现订单转化这一关键目标：前期策划×现场执行×后期跟进=订单转化。
